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Pour ce cas d’étude, je vous propose de se concentrer sur la posture de facilitateur du ScrumMaster. Le terme en lui-même peut être interprété de différentes façons.

Hélène est une consultante ayant pris un rôle de ScrumMaster dans une équipe qui vient d’être constituée et dont les membres sont peu aux faits du fonctionnement de Scrum. Elle vient me consulter pour l’aider à mieux gérer son emploi du temps car elle est débordée et n’arrive plus à faire face à toutes les sollicitations.

Le contexte

Les membres de l’équipe sont en grande partie des novices de Scrum. Un ou deux ont déjà eu une expérience vécue. Le produit qu’ils ont à construire à une forte visibilité de la direction et comporte un enjeu fort pour la notoriété de l’entreprise.

Dans ce contexte, le manager de l’équipe fait appel à Hélène pour mettre en place Scrum et aider l’équipe à s’approprier ce cadre de travail.

Lors de l’entretien de sélection des candidats, il lui a vendu aussi le fait de faciliter le travail de l’équipe et les cérémonies. Il a réitéré sa demande à son arrivée.

La situation actuelle vécue par Hélène

Depuis quelques itérations, Hélène se retrouve à effectuer des tâches aussi variées que :

  • Gérer le JIRA,
  • Remplir la page confluence avec les décisions prises ou le descriptif des fonctionnalités implémentés,
  • Mettre à jour des indicateurs de performance,
  • Faire le compte rendu de toutes les réunions quand l’équipe participe ou le Product Owner,
  • Animer les événements de Scrum,
  • Inviter les différents participants aux réunions et événements de Scrum,
  • Écrire et rediriger les messages entre les équipes en interaction avec l’équipe Scrum,
  • Participer et animer les réunions avec les clients,
  • Gérer et identifier les sources de ralentissement de l’équipe,
  • Faire le point d’avancement avec le manager,
  • etc.…

Plus les jours passent, plus de nouvelles tâches lui sont attribuées. Elle se retrouve sous l’eau et n’a plus le temps de faire les choses importantes pour lesquelles elle a été intégrée.

Elle n’en peut plus et ne trouve pas de soutiens dans l’organisation de son client.

Comment la situation est-elle perçue par Hélène ?

De prime abord, Hélène semble accepter de faire toutes ces tâches. Elle trouve même cela normal.

À la question : « en quoi ces tâches sont de la responsabilité du ScrumMaster ? », elle répond que cela fait partie du rôle et de la posture de faciliter du ScrumMaster.

Elle y ajoute que Facilitateur veut dire faciliter le travail de tout le monde.

Elle renchérit en indiquant que le Manager qui lui a proposé cette mission avait aussi cette conception du rôle du ScrumMaster : faciliter le travail de l’équipe pour qu’elle soit la plus productive et performante possible.

Si elle ne fait pas ces taches, c’est l’équipe, le manager et le Product Owner qui devront les faire.

Cependant, maintenant, elle se trouve coincer car dès que l’équipe, le Product Owner ou le manager ne veulent pas faire une tâche, il la délègue au ScrumMaster puisqu’il doit faciliter la vie de l’équipe et du manager tant qu’à faire !

Que se passe-t-il pour Hélène ?

Ici, Hélène se trouve enfermer dans une représentation de la posture du facilitateur du ScrumMaster. Cette représentation est renforcée par le charisme du Manager qui lui confirme que facilitateur, c’est bien facilité la vie de l’équipe.

Elle a du mal à s’opposer à cela car dire « non » n’est pas dans la nature du Consultant. Elle a peur de la réaction de l’équipe, du Product Owner ou du Manager.

Le risque pour elle est de se retrouver en conflit et de ne plus pouvoir aider l’équipe voir être sortie de la mission qui d’autre part est passionnante pour elle.

Que peut faire Hélène ?

La posture de facilitateur du ScrumMaster est tout autre que la représentation dans laquelle est enfermée ! Cette posture porte sur l’animation d’atelier, de réunion ou d’événements Scrum pour résoudre un problème ou atteindre un objectif. Elle sert aussi à faciliter les interactions entre l’équipe Scrum et l’organisation. Ce n’est pas faire à la place de !

Il est alors apparu très rapidement et clairement que la situation est provoquée par une incompréhension de se que fait un ScrumMaster lorsqu’il revêt la posture de facilitateur.

Lors de l’échange, elle a identifié qu’un atelier basé sur une métaphore pouvait être le bon moyen pour discuter de la position de chacun et ce que représente réellement la posture de facilitateur pour un ScrumMaster !

La métaphore

Le rugby et son terrain

Le terrain est le cadre de jeu. Seuls les joueurs et les arbitres y sont présents.

Regardons qui sont les acteurs de ce jeu :

Les joueurs sont ceux qui font des passes, qui courent, qui plaquent… Bref, ils font le jeu, ce sont eux qui sont engagés à gagner !

Les arbitres s’assurent que le jeu n’est pas dangereux ni pour les uns, ni pour les autres, et que chacun évolue dans un cadre compris et respecter.

Le coach d’équipe est au bord du terrain pour observer le jeu et aider l’équipe à se rendre compte des effets de ces actions sur le jeu et son résultat.

Les spectateurs sont dans les gradins. Ils supportent, encourage leur équipe. Ils sont heureux quand leur équipe gagne et quand les actions sont belles !

Des assistants sur la touche aident lors d’une sortie de ballon. Ils apportent celui-ci lorsqu’il sort afin de faciliter et accélérer la remise en jeu.

D’autres acteurs sont présents comme les médecins, les secouristes, les stadiers, etc.… Ici, ils sont volontairement omis.

Une fois que la métaphore est posée, chacun son tour exprime :

  • L’acteur qui est le plus représentatif de ce qu’il fait,
  • Pour chaque acteur qui est parmi les personnes présentes celles qui l’incarnent dans l’équipe.

Pour chaque acteur, identifier les actions et les tâches à accomplir sur le terrain, dans ce que cela représente pour soi au quotidien.

Astuce : Pour que la métaphore fonctionne, aucune explication ne doit être donnée sur ce qu’elle représente.

 

Si vous aussi vous êtes comme Hélène, dans une situation pour laquelle vous avez des difficultés à prendre de la haute pour identifier ce qu’il faut changer dans votre approche, prenez rendez-vous.

 

Nicolas DELAHAYE