Cela fait un petit moment que je n’ai pas traité le sujet de la gestion du temps. Alors pour ce post, je vous propose de donner une autre vue de la gestion du temps car aujourd’hui encore, beaucoup de managers comme moi sont débordés. Une journée de 24H ne nous permet pas de faire tout ce que nous souhaiterions, devons ou devrions faire.

J’ai essayé, et vous sans doute aussi, d’appliquer la matrice d’Eisenhower (important, urgent). Malheureusement, cela n’a pas abouti ou cela fonctionne pendant un temps puis à nouveau nous nous laissons grignoter petit à petit par la routine. Ce qui nous éloigne de plus en plus de cette gestion du temps « Miracle ». Et comme moi, vous vous dites : comment faire pour tout faire ? Est-ce que ce billet va m’offrir une solution  ?

A mon grand désespoir, je n’ai pas cette solution miracle. Vous offrir l’usage d’un nouvel outil ne viendrait que renforcer cette boucle infernale de la recherche du temps perdu !  Par ailleurs, certaines de mes journées ressemblent à un défilé. J’ai sans cesse une personne qui me sollicite par mail, en m’invitant à une réunion, au téléphone ou qui se présente à mon bureau. Ces sollicitations sont toutes plus ou moins justifiées mais à force de répétitions, je ne peux plus me concentrer sur les dossiers et projets importants de mon entreprise. Il faut que j’arrive à concilier les besoins de mes différents interlocuteurs et aussi à me concentrer sur les sujets importants. Je vous décris les 3 grandes leçons que j’ai tirées des différentes expérimentations que j’ai pu faire. Bien sûr, tout n’est pas encore parfait mais maintenant, j’ai plus de temps pour mes projets !

Le temps ne se gère pas

Pour commencer, j’ai pris du recul et je me suis intéressé à la notion de temps dans le cadre de mon management. En prenant ce recul, j’ai découvert que le temps ne se gère pas puisqu’il s’écoule et il passe quoi qu’il arrive. La matrice d’Eisenhower était là pour me le rappeler. En effet, celle-ci ne sert pas à gérer son temps mais à mieux l’exploiter !

Ce que nous pouvons réellement gérer, ce sont les activités et les tâches que nous menons. C’est en travaillant plutôt sur moi que sur la gestion du temps que j’ai pu gagner en confort ! Les tâches et activités sont issues des objectifs et des travaux en cours. Le temps se planifie !

Planifier sa journée

J’ai arrêté de vouloir contrôler le temps en essayant de le gérer. Pour ça, je prend du temps pour planifier les activités de la journée. En moyenne je prend 30 minutes par jour pour cette planification. C’est assez paradoxal lorsque nous manquons de temps. Mais la réussite passe par le temps que nous consacrons à mieux exploiter le temps qui nous est disponible !

La deuxième leçon porte sur la planification de la journée. Lorsque je planifie ma journée, je prends en compte 3 éléments : l’objectif de la semaine, l’objectif du mois et ce qu’il est important de faire aujourd’hui. Cette planification doit me permettre de garder le cap, d’être souple et d’accueillir des imprévus. Les nouvelles priorités sont toujours privilégiées.

Ma journée commence par établir le plan du jour via mon outil principal : mon agenda. La planification commence toujours par un tour d’horizon de mon agenda pour identifier les activités immuables comme les rendez-vous, les réunions ou les activités liées à mes activités facturées, comme le coaching et les formations. Je ne formalise pas forcément le plan mais je réaffecte les créneaux de temps à ce qui prime dans mon agenda. Concrètement, lors de ces 30 minutes, je définis un objectif intermédiaire réalisable dans la journée. Cet objectif va diriger mes activités et tâches du jour.

Puis, je liste toutes les activités et tâches à mener. Pour chacune d’elles, j’analyse leurs impacts sur l’objectif du jour. Je les ordonne de celle qui a le plus d’impact à celle qui a le moins d’impact. Puis, je parcours à nouveau la liste pour évaluer si cela fait sens de faire ces tâches et activités dans cet ordre. Je réarrange la liste si cela me paraît plus cohérent.

Il est alors temps de mettre en œuvre la réalisation ordonnée de cette liste. Cette exécution demande de la rigueur. Soyez vigilent, vous pourriez être tenté comme moi par le « singe » de la procrastination qui vous empêche de démarrer.

Choisir les créneaux en fonction de leur importance

Nous allons chercher dans des sciences connexes une science qui va nous aider à être plus efficace dans façon d’aborder notre journée. Cette science est la chronobiologie

Chacun a son propre rythme. Ce dernier a une importance non négligeable dans la réalisations des activités les plus importantes. La gestion du rythme est une science dont le but est d’étudier les rythmes de notre organisme.

Moi, je suis le plus productif à deux périodes de la journée : de 7H à 10H puis de 17H à 21H. Je consacre le créneau du matin aux dossiers stratégiques de l’entreprise et ceux du soir aux projets en cours. Essayez d’identifier votre rythme. Quand êtes-vous le plus créatif, le plus concentré ou le plus performant dans la journée ? Pour une grande majorité des gens, ces moments de pleine créativité et de concentration sont entre 8H et 11H et entre 16 et 18H.

En dehors de ces plages, je vais planifier la consultation de mes mails, faire un tour sur les réseaux sociaux, aller en réunion, ou répondre et émettre des coups de fils.

S’offrir du temps pour faire le point

Après chaque activité ou tâche terminée,  je prends 10 à 15 minutes pour faire le point :  est-ce que j’aurais pu mieux faire ? Y a-t-il de nouveaux événements ou de nouvelles informations rendant obsolète l’ordre des activités ou tâches à réaliser ? Dois-je ajouter une nouvelle activité ou tâche ou est-ce nécessaire d’en supprimer ? Me suis-je rapproché de l’objectif du jour ? L’ai-je atteint ? Existe-t-il maintenant un meilleur moyen de l’atteindre ?

Ce temps représente aussi un temps pour souffler. Il est le plus important. Je ne fais rien d’autre que mener cette réflexion. Aucune autre activité ou tâche n’est réalisée lors de ce temps.

Accepter que nous ne pouvons pas tout faire

La troisième leçon que j’ai tirée est que je ne peux pas tout faire ! Une partie de mes activités et tâches peut être déléguée. Je dirais même que je délègue des missions dans leur globalité. La difficulté de la délégation, n’est pas la délégation mais la représentation que nous nous en faisons. Les freins ne sont pas externes à nous mais internes : nos peurs ! Surmonter ces peurs en acceptant que la personne ne réalisera pas la mission de la même façon que nous l’aurions fait, ou peur de voir échouer la personne alors que nous aurions sans doute réussi ! Le travail est encore sur Soi, et une aide extérieure peut nous aider à surmonter cette peur.

Dans mon cas, j’ai eu une certification à obtenir pour mon centre de formation. J’ai osé déléguer entièrement cette mission à l’une de mes collaboratrices. Cela n’a pas été très évident au début ni pour elle, ni pour moi.

Ce que je retire de l’expérience de cette délégation qui au final a fonctionné :

  1. J’ai présenté la mission, la finalité à obtenir et ses enjeux pour l’entreprise. J’ai indiqué pour quelles raisons je l’ai choisie elle pour mener à bien cette mission : ses points forts, ses compétences et ses aptitudes. Je suis resté disponible pour répondre à ses interrogations, ses peurs ou ses attentes envers moi. Les échanges que nous avons eus lui ont aussi permis d’identifier les bénéfices qu’elle pouvait en tirer.
  2. Je lui ai laissé l’opportunité de refuser la mission sans que cela n’ai un impact pour elle.
  3. Lorsqu’elle a accepté, nous avons établi un cadre précis de fonctionnement qui incluait la façon dont je devais apporter mon soutien, le niveau et le type de décision que je lui laissais prendre, la façon d’effectuer le suivi ou de remonter les alertes.
  4. Nous avons construit ensemble les indicateurs de progrès pour savoir où en était la réalisation de la mission.
  5. Elle a identifié le premier pas et le premier objectif à atteindre.
  6. Je l’ai officialisée dans sa mission auprès des partenaires.

Pour résumer

3 grandes leçons :

  1. La panification de la journée  s’effectue par rapport à un objectif que je me fixe, dont je réalise les tâches les plus importants aux moments de la journée où je suis le plus créatif et le plus concentré.
  2. La délégation est une activité pas facile, car nos démons s’en mêlent pour nous donner toutes les bonnes raisons pour ne pas déléguer.
  3. Le temps ne se gère pas, seules les tâches et les activités se gèrent.

 

Et vous, comment améliorez-vous et optimisez-vous l’exploitation de votre temps ?

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