La « réunionite aigue » est une maladie qui touche nombre de sociétés françaises. D’après une étude, 70% des entreprises françaises planifient au moins sept réunions par semaine, contre environ 55% dans les autres pays européens. Cette maladie fait à la fois référence à cette mauvaise habitude d’organiser trop de réunions, mais aussi à la perte de temps et d’efficacité que ce phénomène engendre. Ainsi au quotidien, un cadre passerait un tier de son temps en réunion.

Dans cet article, nous vous donnons des astuces pour réduire le nombre de réunions dans votre entreprise et ainsi redonner du temps au travail effectif.

Les français passent leur temps en réunion

Certains jours, les français ont l’impression de ne pas avoir travaillé, ou plutôt de ne pas pouvoir le faire, bloqués dans des réunions, la plupart inutiles, inintéressantes, car ne les concernant pas directement (ou faiblement indirectement).

Or, il a aussi été observé la chose suivante : les français sont demandeurs de réunions. Bien qu’ils estiment y consacrer trop de temps, la réunion ou le fait de se réunir est perçu positivement en France et plus particulièrement dans le monde professionnel. Les réunions rassurent.

Ce paradoxe est au cœur du monde du travail, semble inévitable, mais des techniques et astuces existent pour éviter de basculer dans l’excès de réunions.

La « réunionite aigue » expliquée par la division du travail

Un manager aura tendance à multiplier les réunions proportionnellement à la division de son/ses équipes, division qui peut être géographique ou fonctionnelle.

La structure contemporaine des entreprises, de plus en plus divisée et compartimentée pour plus d’efficacité, génère un besoin toujours grandissant de communication et de coordination entre les équipes et leurs membres. Ce besoin est le plus souvent comblé par l’organisation de réunions.

Les réunions permettent en outre au(x) manager(s) d’être omniprésent(s) et omnipotent(s).

Le phénomène est grandissant à mesure que le travail d’équipe est valorisé dans l’entreprise et recommandé par les professionnels.

Or, il existe aujourd’hui des outils pour combler ces divisions, tels les mails et les espaces de stockages partagés. Ces derniers sont de véritables aides à la collaboration mais sont trop souvent négligés ou mal utilisés. Une formation sur ces outils peut déjà être une manière de réduire le nombre des réunions physiques et chronophages.

Trucs et astuces pour réduire le nombre de réunions

Nous avions déjà abordé le thème de la « réunionite aigue » dans notre article « Je perds mon temps en réunion ». Dans ce dernier, il était sujet de réduire sa participation à des réunions par le biais de la sélection et de la délégation.

Les chiffres parlent d’eux-mêmes, 49% des cadres déclarent éprouver des difficultés à s’exprimer en réunion et 78% que leur opinion est rarement prise en compte. Conclusion : faites un tri dans les réunions auxquelles vous êtes conviés, assurez-vous que le sujet vous concerne, vous intéresse et vous est utile.

Si la réunion vous concerne et que votre présence est indispensable, allez-y ! Si le sujet vous concerne mais que votre présence n’est pas indispensable, déléguez ! Un compte-rendu pourrait vous suffire.

Mais alors comment savoir si une réunion est utile et importante pour vous ? Vous le savez instinctivement. Si dans la seconde où vous recevez la convocation en réunion vous n’arrivez pas à en visualiser l’intérêt, alors c’est qu’elle n’a pas d’intérêt pour vous.

Or, il faut aussi garder à l’esprit la nécessité des réunions : elle participe au Team Building, à la dynamique collective, la coopération et la bonne entente des équipes. A faible dose et dans un cadre agréable, par exemple une pièce confortable et aménagée pour l’occasion, les réunions sont d’une grande richesse.

Notre recommandation

Pour qu’une réunion soit efficace, elle doit être bien préparée. Or, l’emploi du temps des managers, dirigeants et autres collaborateurs est aujourd’hui trop rempli pour leur laisser le temps de préparer les réunions auxquelles ils doivent assister.

Ainsi, réduire le nombre de réunions commence par choisir avec soin les participants afin de libérer du temps à ceux qui ne sont pas directement concernés. Ainsi, les personnes conviées savent qu’elles le sont réellement et pour une bonne raison : elles trouvent un créneau pour lire le dossier de la réunion et la préparer en amont. Le moment venu, les participants savent de quoi il retourne et n’est abordé que l’essentiel. Ainsi, la réunion dure moins longtemps, les participants sont libérés plus rapidement et peuvent ainsi rapidement retourner à leurs activités.

Conclusion

Les réunions constituent l’activité la plus chronophage inscrite à l’emploi du temps des cadres et de leurs collaborateurs. Or, elles sont aussi indispensables à la vie et au bon fonctionnement de l’entreprise. La difficulté est d’apprendre à doser sa participation, savoir dire « non » et être capable de déléguer.

La clé est de savoir réunir les bonnes personnes, au bon endroit, au bon moment et pour les bonnes raisons.

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