Qualiopi ou démarche de processus qualité

La marque Qualiopi est née de la réforme de 2018 sur la formation et de son univers. Elle a pour objectif de rendre lisible le niveau de qualité un peu comme la norme ISO 9001. Lorsqu’un organisme veut permettre à ses clients de mobiliser des fonds mutualisés comme ceux du CPF ou gérer par l’AGEFIPH ou des OPCO, il a pour obligation à partir du 1er janvier 2022 d’obtenir ce label Qualiopi.

Les clients pourront être rassurés sur la qualité des processus mis en œuvre par ces organismes de formations, centre formation d’apprenti ou de centre de bilan de compétences.

L’autre objectif de ce label est de permettre une plus grande lisibilité de l’offre de formation auprès des entreprises et des usagers et qui vient renforcer le dispositif MonCompteFormation (ou CPF).

Le couperet pour la plupart des centres de formation est donc le 1er janvier 2022. Pour certains, obtenir ce sésame est devenu vital. Le cadre et les rumeurs sur l’obtention de ce Qualiopi vont bon train sur les réseaux sociaux provoquant de la peur et une appréhension sur ce qui est nécessaire de faire.

Je vous propose dans cet article de fournir un plan d’action en 5 étapes pour préparer et ainsi diminuer cette peur et ses appréhensions que vous pouvez avoir pour être fin prêt lors de l’audit et vous souhaitant une pleine réussite !

1ère étape : constituer une équipe projet qualité

Si cela n’est pas encore fait, je vous invite à constituer une équipe au sein de votre organisme qui va piloter les projets qualités. Cette équipe n’a pas forcément vocation à mobiliser votre personnel à plein temps et devra être constituée de 3 ou 4 personnes au maximum.

Les membres de cette équipe devront avoir toutes les compétences, devoir et pouvoir pour apporter des modifications sur les processus internes et la communication internet et externe.

L’équipe projet pourra bâtir son plan d’action avec les jalons suivants.

2ème étape : comprendre comment le référentiel qualité fonctionne

Le référentiel n’est pas très compliqué à comprendre. En plus un guide a été rédigé pour en faciliter la compréhension (vous pouvez le trouver ici).

Les 2 gros avantages du guide sont les exemples de preuves et l’explication du processus à mettre en place.

Passez 2 heures à le lire pour identifier ce qui vous concerne et ce qui ne vous concerne pas.

Et, grâce à ce guide, vous pouvez construire un audit interne simplement.

3ème étape : identifier vos processus

Chaque processus identifié dans les 7 critères doit être identifié dans votre organisme de formation. Le processus peut être présent en totalité, partiel ou inexistant.

Pour chaque processus inexistant mettez les en place d’une façon simple.

Le processus de veille réglementaire à mettre en place peut être simplement : s’inscrire à une ou deux newsletter sur la partie réglementaire ou de mettre en place la lecture d’un flux RSS sur la législation.

Ce qui comptera pour faire valider le processus par l’auditeur n’est pas votre inscription mais bien ce que vous faites de l’information reçue. La justification de l’usage de la veille réglementaire m’invite à passer la certification Qualiopi. Et c’est exactement ce que je suis en train de faire maintenant avec vous. Autre exemple, celle-ci m’invite aussi à modifier mon approche sur l’information donnée à mes participants sur l’accessibilité. J’ai alors rédigé une page web sur mon site spécifiquement et mis un encart dans mon catalogue de formation à ce sujet.

4ème étape : identifier les axes d’amélioration de fonctionnement.

Pour les processus partiels, identifiez dans un fichier les axes d’amélioration et ajoutez-y un plan d’action de remédiation.

L’équipe projet n’a plus qu’à les mettre en place puis de tracer la date à laquelle elles ont été corrigées.

Lors de l’audit pour la certification, vous n’avez plus qu’à sortir ce plan d’amélioration pour expliquer que vous êtes dans une démarche d’amélioration continue piloté par une équipe projet dédiée.

5ème étape : rassembler les preuves

Pour le grand oral, vous ou l’équipe projet devez rassembler l’ensemble des preuves de fonctionnement des processus.

Pour faciliter le pointage et les échanges avec votre auditeur, construisez un document qui prend un descriptif de chacun de vos processus et des liens sur les preuves de fonctionnement. L’objectif est de monter comment cela fonctionne. Si vous les rassemblez dans un endroit précis qui sert juste à l’audit, alors vous allez devoir lors de celui-ci montre ou ces preuves sont réellement exploitées !

Pour aller plus loin

Pour le dernier conseil, lors de votre préparation, je vous invite à pointer les liens et de vérifier deux fois qu’une que vous avez bien mise à jour tous vos documents. Cela semble fastidieux mais une anomalie mineure est si vite arrivée pour un oubli.

Si vous souhaitez que j’approfondisse un sujet, écrivez le en commentaire.

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