Selon une étude de l’Ifop (Institut français d’opinion publique), 88% des cadres jugent les réunions auxquelles ils assistent improductives voire inutiles. Avec 3,5 rendez-vous par semaine d’une durée moyenne de 69 minutes chacun, le sentiment de perte de temps est très fort. D’autant plus que 78% déclarent aussi que « leur opinion est rarement voire jamais prise en compte par leur direction lors de prise de décisions importantes ».

« Aidez-moi je suis débordé ! »

Vous êtes cadres, managers ou dirigeants et vous êtes débordés. Votre calendrier est chargé et votre agenda rempli de rendez-vous. Vous avez des tâches à finir, vous ne voyez pas le bout de vos missions, vous avez besoin de temps pour mener à bien votre travail… Mais vous avez une réunion ! Pour la 3èmefois de la semaine, vous êtes sollicités, à tort ou à raison, pour assister à un briefing ou debriefing, qui va s’éterniser, dont l’objectif n’est pas correctement fixé…. Vous avez l’impression de perdre votre temps inutilement, chaque semaine, dans des réunions.

Une durée qui baisse mais une fréquence qui augmente

Pour en être sûrs, vous calculez le temps que vous passez chaque semaine en réunion. Votre constat : votre société est atteinte d’une réunionite !

La durée moyenne d’une réunion baisse chaque année – entre 2017 et 2018, celle-ci a été raccourcie de 10 minutes – tandis que leur fréquence augmente, ce qui fait qu’aujourd’hui, vous passez entre 27 et 29 jours par an en réunion.

« Ma présence est-elle réellement indispensable ? »

Vous vous posez souvent cette question. Étant donné que 49% des cadres déclarent éprouver des difficultés à s’exprimer en réunion et 78% que leur opinion est rarement prise en compte, cette question est légitime.

Il est fréquent que les personnes qui assistent à une réunion ne soient pas les bonnes, les vraies concernées, ou soient de trop. C’est pourquoi vous vous retrouvez souvent spectateurs d’une réunion qui ne vous concerne ou ne vous intéresse pas.

« Cette fois, je délègue ! »

Dans la mesure du possible, renseignez-vous sur la nature et le sujet de la réunion à laquelle vous êtes conviés. Assurez-vous que l’ordre du jour est clair et vous a bien été communiqué. Dans ce cas, si, spontannément, vous ne visualisez pas quel rôle vous pourriez jouer dans cette réunion, quel serait l’intérêt de votre présence, déléguez-la ! Peut-être aurez-vous juste besoin du compte-rendu (dans la mesure où il en est rédigé un). Votre temps est précieux, privilégiez les réunions dans lesquelles vous serez l’un des acteurs principaux et où vous aurez à prendre des décisions.

La matrice d’Eisenhower pour gérer son temps

En matière de gestion du temps et d’organisation, la matrice d’Eisenhower, bien que parfois décriée ou mal suivie, est un outil incontournable et simple d’utilisation.

Composée de quatre quadrants, cette matrice permet de prioriser aisément et efficacement les tâches à effectuer en fonction de deux critères : l’importance et l’urgence. Les tâches situées dans les quadrants 3 ou 4 sont soit à déléguer soit à abandonner. Ainsi, si vous jugez une réunion urgente mais pas importante, déléguez-la, si vous la juger non importante et non urgente, abandonnez-la.

« Mais je ne sais pas dire non ! »

Si vous avez l’habitude de dire oui à tout ce que l’on vous demande ou impose – dont les réunions – pour éviter les conflits ou pour avoir une image positive, il est temps que vous appreniez à dire non.

Lorsque l’on vous demande, pour la 4èmeou 5èmefois de la semaine d’être présents à telle ou telle réunion, soyez honnêtes envers vous-mêmes et envers les autres : dites non. Une réunion de plus et vous êtes surchargés. Néanmoins, soyez diplomatiques dans votre refus : il n’est pas uniquement question de manque de temps mais aussi de disponibilité.

Conclusion

Le néologisme « réunionite » n’est pas un hasard : organiser des réunions est très français. Toutefois, si elles ont pour objectif initial d’aider l’entreprise dans son développement et son bon fonctionnement, elles peuvent aussi lui faire perdre de son efficacité.

Assister à une réunion a un réel coût temporel : assurez-vous d’avoir la volonté et une bonne raison d’y aller. Pour le reste, apprenez à prioriser vos missions et à dire non lorsque cela se révèle nécessaire.

Pour en savoir plus sur l’organisation au travail, contactez-nous !

 

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