La signature de la feuille d’émargement est très importante dans la formation, elle ne doit pas être négligé. Celle-ci est utile à la fois au stagiaire, qu’au formateur, qu’à l’entreprise et qu’à l’organisme financeur.

Tout d’abord, la feuille d’émargement constitue une preuve légale de l’authenticité de l’acte de formation. Il s’agit d’une exigence légale en vertu de la loi sur le travail, qui s’applique à tous les prestataires de formation.

La feuille d’émargement sera signée à la fois par les stagiaires et les formateurs présents pour chaque formation d’une demi-journée. Permet de suivre là l’assiduité, la ponctualité et les absences. De plus si le formateur indépendant agit en tant que sous-traitant de l’organisme de formation, la feuille d’émargement peut servir de justificatif de sa rémunération. Les organismes de financement ont également le droit de vérifier les états d’émargement.

Les retards et les absences non directement liés à la formation doivent être signalés car ils ne peuvent donner lieu à un organismes de financement.  Le nombre d’heures / de stagiaires doit correspondre au temps de présence réel du stagiaire. Les absences et les retards peuvent être utiles au formateur pour expliquer pourquoi un stagiaire n’atteint pas les objectifs prévus.

Les moyens de contrôler la performance de l’action doivent être données dans la convention de formation. Des formulaires standards sont proposés par DIRECCTE au niveau régional.

Selon le processus de formation, les formateurs indépendants peuvent les utiliser pour leurs formations individuels ou collectifs.

Voici les éléments à inclure sur une feuille de présence :

  • les noms
  • les coordonnées du dispensateur de la formation (organisme ou formateur indépendant).
  • L’intitulé du stage et du module
  • Le lieu
  • La date et heure
  • Et le nom du formateur.

Formation en présentiel

En présentiel vous prouvez distribuer 2 types de feuilles d’émargement, la collective et l’individuelle.

Les feuilles de d’émargement collectives se présentent souvent sous forme d’un tableau. Chaque ligne correspond à un stagiaire. Celui-ci indique ses nom et prénom puis signe dans une colonne prévue pour le matin et une autre prévue pour l’après-midi. Une dernière colonne permet de comptabiliser le nombre d’heures/stagiaires pour la journée, il faut prévoir une feuille par journée de formation.

Les feuilles d’émargement individuelles quant à elles peuvent être utilisées sur plusieurs jours. Chaque ligne du tableau correspond à une journée de formation. On retrouvera les mêmes éléments que pour les feuilles de présence collectives, mais il faudra prévoir une colonne avec la date du jour et une autre qui permettra au formateur de signer la feuille quotidiennement.

Une zone en bas de page sera réservée à la mention “certifié exact” par l’organisme de formation ou le formateur indépendant, avec date et signature.

Formation en distanciel

Si vous dispensez vos formations en distanciel il faut également une feuille de présence. Pour la réaliser vous pouvez être réaliser par Excel ou Word. Mais ce ne sont pas vraiment des solutions idéales pour des formations à distance. Nous vous conseillons d’utiliser un logiciel d’émargement.

 

3 outils d’émargements

Edusign

illustration Edusign

Cet outil permet de faire émarger les apprenants en ligne. Ce qui permet de générer des attestations de présence et des feuilles de présence de formation à distance. Edusign permet de signer ces feuilles de présence par différent moyens. Le premier étant le QR code, c’est une solution sécurisée qui permet aux apprenants de signer via la caméra de leur smartphone. Ce système permet de sécuriser la signature et évite la fraude pendant les formations. En revanche cette solution demande l’installation d’une application, ce qui n’est pas idéal lors de formations courtes. Edusign propose aussi la signature par mail, ce qui permet aux formateurs de faire signer les apprenants sans avoir besoin d’application d’émargement. Ainsi, il ne requiert pas d’inscription de la part des apprenants. L’email est idéal pour les formations à distance, qu’elles soient courtes ou longues. La signature par code pin, est également un service proposé par Edusign ce mode d’émargement demande au formateur de projeter un code à 8 chiffres qui est entrée par les apprenants pour signer sur une page web.

DocuSign

Illustration de DocuSign

Docusign est un outil de signature électronique choisie par des centaines de millions d’utilisateurs. Envoyez et signez les feuilles de présence en toute sécurité depuis pratiquement n’importe quel appareil. Vous pouvez notamment normalisez les processus en mémorisant les accords fréquemment utilisés, ainsi que leurs champs personnalisés, l’acheminement des destinataires et d’autres paramètres. Vous avez une vus d’ensemble sur le processus de signature de votre feuille de présence et vous pouvez aussi définir des rappels automatiques et recevez des notifications à chaque étape.

Hellosign

Illustration Hellosign

Avec cet outil si, vous pouvez enregistrer votre feuille de présence et l’envoyer directement à vos apprenants, l’outil permet aussi d’enregistrer votre modèle et le retrouver plus facilement. Vous pouvez ainsi suivre l’avancement de vos documents grâce à des notifications qui vous informent tout au long du processus. Vous pouvez faire signer vos documents sur un iPad ou une tablette Android.

Notre préconisation

Edusign présente plusieurs avantages selon nous. C’est l’outil le plus performant et adéquate pour les organismes de formation qui souhaitent élaborer des feuilles de présence en distanciel. En effet, son côté pratique et rapide est agréable, que ce soit du côté formateur ou du côté des apprenants ils suffisent de quelques secondes pour faire signer la feuille de présence.  (Edusign )

Concernant Docusign nous l’utilisions quotidiennement pour des signatures de contrats car l’outil offre une rapidité et sécurisation des documents, néanmoins pour la solution des signatures de la feuille de présence, celle-ci présente moins d’avantage que la première.

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